OyunCafe'ye Hoş Geldiniz

OyunCafe, kreşler, oyun kafeleri ve çocuk etkinlik merkezleri için özel olarak geliştirilmiş kapsamlı bir yönetim platformudur. Bu rehberde, OyunCafe'yi ilk kez kullanmaya başlayacak kreş işletmecileri için platformun kurulumunu adım adım anlatacağız.

Rehberimiz yedi temel adımdan oluşmaktadır. Her adımı sırasıyla tamamladığınızda, kreşiniz dijital yönetim altyapısına hazır hale gelecektir. Ortalama kurulum süresi bir ile iki saat arasındadır ve teknik bilgi gerektirmez.

Adım 1: Ücretsiz Deneme Hesabı Oluşturun

OyunCafe'yi kullanmaya başlamak için oyuncafe.net adresinden ücretsiz deneme hesabınızı oluşturun. Kayıt işlemi birkaç dakika sürer ve kredi kartı bilgisi gerektirmez.

Kayıt Sürecinde İstenecek Bilgiler

İşletme bilgileri: Kreşinizin adı, adresi ve iletişim bilgileri
Yetkili bilgileri: Adınız, soyadınız, e-posta adresiniz ve telefon numaranız
İşletme türü: Kreş, oyun kafesi veya karma işletme seçimi

Kayıt tamamlandığında OyunCafe size bir doğrulama kodu gönderecektir. Bu kodu girerek hesabınızı aktifleştirin. Ücretsiz deneme süreniz bu andan itibaren başlar ve tüm özelliklere tam erişim sağlarsınız.

İlk Giriş ve Kontrol Paneli

İlk girişinizde sizi karşılayacak kontrol paneli, kreşinizin günlük operasyonlarına hızlı bir bakış sunar. Buradan aktif seansları, bugünkü yoklamayı, bekleyen ödemeleri ve son bildirimleri anlık olarak görebilirsiniz.

Adım 2: İşletme Profilinizi Yapılandırın

Hesabınızı oluşturduktan sonra ilk yapmanız gereken, işletme profilinizi eksiksiz doldurmaktır. Bu bilgiler, velilere gönderilecek bildirimlerde, raporlarda ve veli portalında görüntülenecektir.

Yapılandırılacak Alanlar

İşletme logosu: Kreşinizin logosunu yükleyin (bildirimler ve raporlarda kullanılır)
Çalışma saatleri: Hafta içi ve hafta sonu açılış-kapanış saatleri
İletişim bilgileri: Telefon, e-posta, adres (harita entegrasyonu ile)
Fiyatlandırma politikası: Aylık ücretler, saatlik tarifeler, hafta içi ve hafta sonu farkları
Dil tercihi: Türkçe, İngilizce veya Arapça arayüz seçimi

Paket ve Fiyatlandırma Tanımları

OyunCafe'nin dinamik fiyatlandırma özelliği sayesinde hafta içi, hafta sonu ve tatil günleri için farklı fiyatlar belirleyebilirsiniz. Bu özellik özellikle saatlik veya seans bazlı çalışan işletmeler için büyük kolaylık sağlar. Paketlerinizi oluştururken yaş gruplarına göre farklı tarifeler de tanımlayabilirsiniz.

Adım 3: Sınıflarınızı (Gruplarınızı) Oluşturun

Kreşinizde yaş gruplarına veya aktivite türlerine göre sınıflar oluşturmak, hem operasyonel düzeni sağlar hem de raporlamada detaylı analiz yapmanıza olanak tanır.

Sınıf Oluşturma Önerileri

Yaş grubuna göre: Bebek grubu (0-1), küçük grup (1-2), orta grup (2-3), büyük grup (3-6)
Aktivite türüne göre: Sanat atölyesi, müzik sınıfı, oyun alanı
Kapasite belirleme: Her sınıf için maksimum çocuk kapasitesi tanımlayın

Her sınıfa bir veya birden fazla personel atayabilirsiniz. Sistem, sınıf kapasitesi ve personel oranlarını otomatik olarak takip eder ve kapasite aşımında uyarı verir.

Adım 4: Çocukları Kaydedin

Sınıflar hazır olduğunda, kreşinize kayıtlı çocukları sisteme eklemeye başlayabilirsiniz. Çocuk kayıt formu, bakım sürecinde ihtiyaç duyacağınız tüm bilgileri kapsamlı bir şekilde toplar.

Kayıt Formundaki Bilgiler

Kişisel bilgiler: Ad, soyad, doğum tarihi, cinsiyet, yaş grubu
Sağlık bilgileri: Alerjiler, kronik hastalıklar, kullanılan ilaçlar, kan grubu
Acil iletişim: Birincil ve ikincil acil iletişim kişileri
Veli bilgileri: Anne ve baba bilgileri, velayet durumu
Tercihler: Beslenme tercihleri, özel gereksinimler
Fotoğraf: Çocuğun profil fotoğrafı (isteğe bağlı)

Toplu kayıt özelliği sayesinde mevcut Excel veya CSV dosyanızdan çocuk bilgilerini toplu olarak içe aktarabilirsiniz. Bu özellik, özellikle mevcut bir sistemden geçiş yapan kreşler için büyük zaman tasarrufu sağlar.

Adım 5: Personeli Tanımlayın ve Yetkilendirin

Kreş personelinizi sisteme ekleyin ve her birine uygun erişim yetkilerini atayın. OyunCafe'nin rol bazlı yetkilendirme sistemi, dört farklı erişim seviyesi sunar.

Yetki Seviyeleri

Yönetici (Admin): Tüm sistem ayarlarına, raporlara ve finansal verilere tam erişim
Müdür (Manager): Günlük operasyonlar, personel yönetimi ve raporlara erişim
Personel (Staff): Yoklama, seans takibi ve temel günlük işlemlere erişim

Personel Profilinde Yer Alacak Bilgiler

İletişim bilgileri ve acil durum kontağı
Atandığı sınıf veya sınıflar
Çalışma saatleri ve vardiya bilgileri
Sertifika ve belge kayıtları (ilk yardım, hijyen vb.)
Profil fotoğrafı

Her personel, kendisine tanımlanan e-posta adresi ve şifre ile sisteme giriş yapabilir. Personelin yalnızca yetkisi dahilindeki verilere erişebildiğinden emin olun; bu hem KVKK uyumu hem de operasyonel güvenlik açısından önemlidir.

Adım 6: Bildirim Ayarlarını Yapılandırın

OyunCafe'nin bildirim sistemi, SMS ve e-posta kanalları üzerinden otomatik bilgilendirme sağlar. Hangi olayların hangi bildirimleri tetikleyeceğini yapılandırarak iletişim stratejinizi oluşturun.

Yapılandırılabilir Bildirim Türleri

Giriş-çıkış bildirimleri: Çocuk kreşe geldiğinde veya ayrıldığında veliye SMS
Ödeme hatırlatmaları: Vade tarihinden önce otomatik e-posta ve SMS
Ödeme onayları: Ödeme alındığında veliye bilgilendirme
Etkinlik duyuruları: Yaklaşan etkinlikler için e-posta bildirimi
Acil durum bildirimleri: Acil bilgilendirmeler için SMS

SMS Kota Ayarları

SMS bildirimleri kota dahilinde gönderilir. Başlangıç planınız belirli bir SMS kotası içerir; ek kota ihtiyacınız olduğunda eklenti paketleri satın alabilirsiniz. Segment bazlı kota takibi sayesinde maliyetinizi kontrol altında tutabilirsiniz.

E-posta Şablonları

OyunCafe, yaygın bildirim türleri için hazır e-posta şablonları sunar. Bu şablonları kreşinizin ihtiyaçlarına göre özelleştirebilirsiniz. Hoş geldiniz e-postası, ödeme hatırlatması ve haftalık rapor şablonları doğrudan kullanıma hazırdır.

Adım 7: Velileri Portala Davet Edin

Tüm kurulum tamamlandığında, velileri OyunCafe veli portalına davet edebilirsiniz. Veli portalı, velilerin çocuklarının kreş deneyimini anlık olarak takip etmelerini sağlayan güvenli bir arayüzdür.

Davet Süreci

Sistem üzerinden velilere otomatik davet e-postası veya SMS'i gönderin. Veliler, aldıkları bağlantıya tıklayarak hesaplarını oluşturur ve portala erişim sağlar. Bu süreçte velilerin teknik destek ihtiyacı minimumda tutulmuştur; birkaç adımda işlem tamamlanır.

Veli Portalında Neler Var?

Canlı seans takibi: Çocuğun kreşte olup olmadığını anlık görüntüleme
Ödeme geçmişi: Tüm ödeme detaylarını görüntüleme
Bildirim geçmişi: Gönderilen tüm mesajları inceleme
Etkinlik takvimi: Yaklaşan etkinlikleri görme ve katılım bildirme (RSVP)
Profil güncelleme: İletişim bilgilerini ve tercihleri güncelleme

Kurulum Sonrası İlk Hafta

Kurulumu tamamladıktan sonra ilk hafta, sistemin sorunsuz çalışıp çalışmadığını doğrulama dönemidir. Bu süreçte şunları yapmanızı öneriyoruz:

Bir test seansı oluşturarak giriş-çıkış sürecini deneyin
Test SMS'i ve e-postası göndererek bildirimlerin ulaşıp ulaşmadığını kontrol edin
Personelin sistemi rahatça kullanıp kullanmadığını gözlemleyin
Velilerden portala erişim konusunda geri bildirim alın
İlk raporları inceleyerek verilerin doğru kaydedildiğini doğrulayın

Destek ve Yardım

OyunCafe ekibi, kurulum sürecinin her aşamasında yanınızdadır. Sorularınız veya teknik destek ihtiyaçlarınız için iletişim kanallarımızı kullanabilirsiniz. Ayrıca platformdaki yardım merkezi, sık sorulan sorular ve video rehberler ile kendi kendinize çözüm bulmanızı da kolaylaştırır.

Sonuç

OyunCafe ile kreşinizi dijitalleştirmek, düşündüğünüzden çok daha kolay ve hızlıdır. Bu rehberdeki yedi adımı takip ederek kreşinizin tüm operasyonlarını tek bir platformdan yönetmeye başlayabilirsiniz. Ücretsiz deneme süresini kullanarak platformu risksiz bir şekilde keşfedin ve kreşinizin dijital dönüşüm yolculuğuna bugün başlayın.

OyunCafe ile Kreş Yönetimi: Adım Adım Başlangıç Rehberi